Hva skal til for å bli ekspert i digitale møter?

Digitale møter, arbeid hjemmefra og bruk av digitale verktøy kommer fortsatt til å være en del av din nye jobb-hverdag når Covid-pandemien er under kontroll.

Derfor er det viktig å beherske den digitale møteplassen der du møter både kunder og kolleger.

Vi har kalt teknologi- og hjemmekontorekspert Hans-Petter Nygård-Hansen på banen. Kommunikasjonsrådgiveren, foredragsholderen og innholdsprodusenten har vært vant med å jobbe hjemmefra siden slutten av 90-tallet. Han er kyndig på, og har tilgang til, et arsenal av teknologiske verktøy, og er svært godt skikket til å svare på spørsmålet: hvordan blir man ekspert i digitale møter?

Her kommer sju viktige råd å følge:

1.    Start med det grunnleggende

- Når det kommer til det teknologiske kan små grep utgjøre en stor forskjell. Hvis du både ser og høres bra ut, da har du kommet langt på vei. Derfor: hvis kameraet på laptopen er dårlig, vurder heller å kjøpe et lite stativ til telefonen og bruk mobilkameraet, sier Nygård-Hansen.

 Han påpeker at de aller fleste telefoner i dag har bedre kameraer enn de som finnes på bærbare PC-er.

Brukbart bilde, bra lyd og velfungerende bredbånd må til.

 Hvis lyden din er dårlig og bredbåndet skranter – da ligger du dårlig an. Man kan tillate seg at kameraet ikke er av topp kvalitet, men hvis lyden faller inn og ut, og folk må jobbe aktivt med å følge med på hva du sier, da blir ting for veldig vanskelig, sier han.

2.    Ikke gjør det komplisert

Å ha de grunnleggende tingene på plass: god dekning, klar og god lyd og helst et skarpt bilde er alfa og omega, mener Nygård-Hansen.

- Det er ingen grunn til å gjøre ting for komplisert. Man trenger ikke greenscreen, mediamixer eller andre ekstra-ting for å gjennomføre gode digitale møter. Det enkle er ofte det beste – og det kan rett og slett bli ganske teit og rart dersom man har for mye på gang i form av fancy duppeditter eller virtuelle bakgrunner.

3.    Ikke len deg for mye på teknologien

Teknologisk kompetanse er ikke nødvendigvis er garanti for at møtet blir bra. Innholdet og gjennomføringen må også være tilpasset den digitale hverdagen.

- Innholdet trumfer til syvende og sist det meste. Det er krevende å møtes digitalt, og det forutsetter en annen fysisk og mental tilstedeværelse. Gode kommunikatører, dersom teknologien også benyttes riktig, kommer til å fortsette å være gode møteledere. For de som ikke er vant med å lede møter, og nå kanskje må gjøre det i et annet format, vil det være ekstra viktig å tenke igjennom møtestruktur og møteledelse. Vær derfor bevisst på hvordan du fremstår som digital møteleder eller deltaker.

4.    Forbered deg – men vær tilpasningsdyktig

Forberedelser er viktig, mener Nygård-Hansen, men samtidig må man være tilpasningsdyktig dersom planen rakner.

- Mange møter tar lang tid for å komme i gang. De blir for langtekkelige og gjerne ustrukturerte, og teknologisk trøbbel gjør at de virker demotiverende fremfor inspirerende. Derfor, planlegg godt:

·      Hvor lenge trenger dette møtet å vare?

·      Hva er formålet?

·      Hva gjør jeg hvis det skjer et uhell? Streiker bredbåndet eller laptopen, er det lurt å ha en smarttelefon med de samme videokonferanse-appene ferdig installert og parat.

Fysiske møter som før gjerne varte en time, bør kanskje bli ferdig på halvparten av tiden. Det er mye vanskeligere å opprettholde konsentrasjon og engasjement når man kun sitter i en stilling og «glaner» inn i en skjerm. Bruk tiden effektivt, kom raskere til poenget, ha et klart formål, bruk gjerne andre verktøy for å visualisere viktige poeng og for å skape et mer dynamisk møte.

 -Begrepet «Zoom- og Teams-fatigue», situasjoner hvor folk faller av mentalt, har blitt «den nye normalen». Hvis flertallet av møtedeltagerne har skrudd av kameraet og «gått på mute», bør det ringe flere varsellamper, sier Nygård-Hansen. 

Det tar oss til Nygård-Hansens neste poeng. 

5.    Oppfør deg som om det var et reelt møte

Ikke undervurder de visuelle signalene du sender ut!

Du kommer langt på vei med å levere et godt møte, hvis du er riktig psykisk og fysisk «innstilt».

- Hvis du skal komme igjennom skjermen med et seriøst budskap bør du ikke sitte i slåbrok, sier Nygåd-Hansen.

- Men klassikeren nå er jo dress ovenpå og kosebukse under?

- Ja, men det sier allerede noe om hvordan man forholder seg til møtet dersom man tenker at man kan tillate seg det. Til slutt lurer du bare deg selv, mener han, og legger til:

- Man bør i utgangspunktet tenke at det er et vanlig møte. For eksempel sitter veldig mange i møter på PC-ene sine, med kameraet siktet oppover i en 45 graders vinkel. Det er ikke alltid innsiden av nesen til dine kollegaer skjerper konsentrasjonen og bidrar til et konstruktivt møte. Tenk at du både skal se og høres bra ut.

6.    Hvis nød - søk hjelp!

Teknologieksperten mener det er ett råd som gjelder like fullt i den digitale verden som den virkelige: hvis du er i tvil, søk råd og spør etter profesjonell hjelp.

- Det sitter kanskje langt inne for mange ledere å erkjenne at de må gjøre drastiske grep, og oppføre seg annerledes. Det er helt naturlig – ting er jo blitt helt annerledes. Det er viktig å være tydelig på hva man selv ikke kan, med utgangspunkt i en forståelse av hvor viktig digital kompetanse er og kommer til å fortsette å være. Det kan man vinne mye på i lengden.

7.    Motgang gjør sterk

Omstillingen til en digital arbeidshverdag er ikke enkel. Den behøver heller ikke være vanskelig – særlig hvis man er innstilt på å lære av egne feil og erfaringer. Da kan man komme styrket ut av uheldige situasjoner og erfaringer, mener Nygård-Hansen.

- Det som kjennetegner mange små og mellomstore bedrifter er at de først og fremst har konsentrert seg om å være eksperter på det de selger. Det fungerer til en viss grad når man kan møte kundene ansikt til ansikt. Samtidig er det viktig å huske på at de fleste kundereiser starter med et Google-søk. Det var tilfellet før pandemien og det er i enda større grad tilfellet i dag. Da kan det koste dyrt å henge etter når det kommer til digital markedsføring og kommunikasjon. Overgangen har vart i flere år, men pandemien har akselerert tendensen. De som mestrer omstillingen best, kommer etter alle overmål å bli de store vinnerne. Dette fordi de både mestrer det digitale formatet som er blitt en viktig del av arbeidshverdagen, men de blir også bedre ledere og kollegaer, og lærer seg viktigheten av planlagt, klar og tydelig formidling. For til syvende og sist er det avgjørende å huske at svært lite endrer seg uten god kommunikasjon. Og kommunikasjonen har i nesten alle sammenhenger blitt digital.